Cada vez mais empresas optam por realizar assembleias digitais ou semipresenciais, facilitando, portanto, a participação e votação do sócio em referidas reuniões.

A votação a distância permite ao sócio participar das reuniões de sócios ou assembleia de acionistas de qualquer lugar e a fim de viabilizá-la ao quotista ou ao acionista a empresa deve, além de adotar as formalidades legais necessárias para a realização de assembleia presencial, disponibilizar lhe um boletim de voto a distância do qual deverão constar as matérias que serão debatidas e as demais providências e documentos necessários para a sua validade e envio à empresa.

Realizada a assembleia, como proceder com as formalidades da redação da ata e seu arquivamento?

Na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso;

Os livros societários aplicáveis e a respectiva ata poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os sócios presentes, bem como consolidarão, em documento único, a lista de presença;

Por fim, quando a ata não for elaborada em documento físico: (i) as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica; (ii) devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer sócios; e (iii) o presidente ou secretário da mesa deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos na regulamentação pertinente.

Texto de nossa sócia Mariana Gontijo.

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